E-Rechnung aufbewahren: Was Sie behalten sollten
Stand: 1. November 2026
Dieser Artikel fasst zusammen, was Gesetz und Bundesfinanzministerium zur Aufbewahrung sagen. Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Was für Ihren Betrieb gilt, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
Bei einer Papierrechnung ist klar, was in den Ordner kommt. Bei einer E-Rechnung ist es die Datei, die Sie bekommen haben, und zwar so, wie sie angekommen ist.
Die Originaldatei behalten
Das Bundesfinanzministerium schreibt im Umsatzsteuer-Anwendungserlass:
„Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.“
Der strukturierte Teil ist die XML-Datei. Bei einer XRechnung ist das die ganze Datei, bei einer ZUGFeRD-Rechnung die XML, die in der PDF steckt. Rechnungen sind grundsätzlich in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden.
- Die XML genügt. Nach den Grundsätzen der Finanzverwaltung zur elektronischen Buchführung (GoBD) reicht bei E-Rechnungen der strukturierte Teil. Das PDF-Bild einer ZUGFeRD-Rechnung müssen Sie nur dann zusätzlich aufbewahren, wenn es steuerlich bedeutsame Angaben enthält, die in der XML fehlen oder von ihr abweichen, zum Beispiel Buchungsvermerke.
- Nicht umwandeln und dann löschen. Die GoBD nennen als Beispiel, dass die XML-Datei nicht durch eine Formatumwandlung, etwa in ein TIFF-Bild, verloren gehen darf. Ein Ausdruck oder ein Bild der Rechnung ersetzt die Datei also nicht.
- Den Prüfbericht dazulegen. Wer seine E-Rechnungen mit einem Prüfprogramm kontrolliert, sollte den Prüfbericht aufbewahren. Das Bundesfinanzministerium schreibt, das „bietet sich an“, um die Prüfung nachweisen zu können.
Wie lange
Die Fristen stehen im Umsatzsteuergesetz, in der Abgabenordnung und für Kaufleute im Handelsgesetzbuch. Wiedergegeben ist die Fassung, die am 1. November 2026 auf gesetze-im-internet.de abrufbar war.
Rechnungen, die Sie erhalten haben (§ 14b Abs. 1 UStG), und Buchungsbelege (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB)
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz (§ 147 Abs. 3 AO)
empfangene Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen (§ 147 Abs. 3 AO)
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Für eine Rechnung vom Oktober 2026 beginnt die Frist also am 31. Dezember 2026, die acht Jahre enden mit dem Ablauf des Jahres 2034.
Sie kann auch länger laufen. Nach § 147 Abs. 3 AO endet die Frist nicht, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Löschen Sie deshalb nichts, ohne vorher mit Ihrem Steuerberater gesprochen zu haben.
Brauche ich ein besonderes Archivsystem?
Für die Umsatzsteuer schreibt das Bundesfinanzministerium: Wer E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems speichert, verstößt allein dadurch regelmäßig nicht gegen die Aufbewahrungspflicht des Umsatzsteuergesetzes. Zwei Einschränkungen nennt es selbst:
- Die Finanzverwaltung muss die aufbewahrte XML maschinell auswerten können.
- Aufbewahrungspflichten nach anderen Vorschriften, etwa nach der Abgabenordnung und den GoBD, bleiben bestehen.
Was das für Ihre Ablage bedeutet, hängt von Ihrem Betrieb ab. Diese Frage gehört zum Steuerberater.
Eine einfache Ordnung für kleine Betriebe
Die folgenden Punkte sind praktische Vorschläge, keine Vorgaben aus dem Gesetz:
- Legen Sie die erhaltene XML- oder ZUGFeRD-Datei unverändert in einen Ordner je Jahr ab, zum Beispiel E-Rechnungen\2026.
- Öffnen Sie die XML nicht in einem Texteditor, um sie neu zu speichern. Schon ein geänderter Zeilenumbruch macht aus dem Original eine andere Datei.
- Sichern Sie den Ordner regelmäßig an einem zweiten Ort.
- Bewahren Sie die Mail, mit der die Rechnung kam, so auf, wie Sie es mit Geschäftsbriefen tun.
Was der E-Rechnung-Leser dabei tut
Der E-Rechnung-Leser macht aus jeder E-Rechnung eine PDF im Archivformat PDF/A-3. Darin stecken:
- die lesbare Rechnung nach der amtlichen Darstellung der KoSIT,
- die Original-XML als Anhang, Byte für Byte unverändert,
- der vollständige Prüfbericht des KoSIT-Prüfwerkzeugs als Anhang,
- auf der letzten Seite der Prüfvermerk mit der Prüfsumme (SHA-256) der Original-XML.
Die Originaldateien löscht das Programm nicht. Bei der Ordnerüberwachung wandern sie in den Unterordner erledigt.
Ob die PDF als Ablage für Ihren Betrieb genügt, beantwortet Ihr Steuerberater; wir geben dazu keine Zusage. Bewahren Sie die Original-XML in jedem Fall zusätzlich auf.
Ausprobieren, wie die PDF aussieht
Im Online-Test wandeln Sie eine Rechnung um und sehen die Testfassung mit Prüfvermerk: einmal am Tag ohne Konto, mit kostenlosem Konto fünfmal im Monat.
Quellen
- § 14b UStG, § 147 AO, § 257 HGB, abgerufen am 1. November 2026
- Bundesfinanzministerium: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur E-Rechnung, Randnummern 35a und 60 sowie Abschnitt 14b.1 Umsatzsteuer-Anwendungserlass in dieser Fassung
- Bundesfinanzministerium: BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 (Änderung der GoBD), Randziffern 119, 125 und 131
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand Oktober 2026, Frage 13