← Ratgeber

XRechnung öffnen: So machen Sie die XML-Datei lesbar

Stand: 1. November 2026

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Wer sie per Doppelklick öffnet, sieht Text in spitzen Klammern statt einer Rechnung. Hier steht, woran das liegt und welche Wege es gibt.

Was eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die sich elektronisch verarbeiten lässt (§ 14 Abs. 1 UStG). Eine normale PDF, die per Mail kommt, gehört nicht dazu. In Deutschland begegnen Ihnen vor allem zwei Formate:

• XRechnung: eine reine XML-Datei ohne Bild. Den Standard entwickelt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
• ZUGFeRD: eine PDF, in der zusätzlich eine XML-Datei steckt. Beide Teile liegen in einer Datei. Zulässig ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Eine Rechnung empfangen können Sie laut Bundesfinanzministerium schon mit einem normalen E-Mail-Postfach. Lesen können Sie sie damit noch nicht.

Warum Sie nur Code sehen

Eine XRechnung ist für Programme gemacht. Das Bundesfinanzministerium schreibt dazu im Umsatzsteuer-Anwendungserlass, das XML-Format sei „nicht für eine Sichtprüfung durch das menschliche Auge geeignet“. So sieht der Anfang einer solchen Datei aus:

<Invoice>
  <cbc:ID>R-2026-0815</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2026-10-28</cbc:IssueDate>
  <cbc:BuyerReference>04011000-12345-34</cbc:BuyerReference>
  …

Ausschnitt gekürzt, Werte ausgedacht.

Lesbar wird die Datei erst durch ein Programm, das sie darstellt, einen sogenannten Viewer.

Bei ZUGFeRD sehen Sie zwar ein PDF-Bild. Weicht es von der eingebetteten XML ab, gelten aber die Daten der XML. Das Bundesfinanzministerium empfiehlt deshalb, den XML-Teil selbst darstellen zu lassen, statt sich auf das mitgeschickte Bild zu verlassen.

Ihre Möglichkeiten

Die Angaben zu fremden Angeboten stammen von deren Webseiten (abgerufen am 1. November 2026) und können sich ändern.

Wer nur ab und zu eine Rechnung ansehen will, kommt mit einem der kostenlosen Viewer aus. Der E-Rechnung-Leser lohnt sich, wenn Sie jede Rechnung als PDF ablegen und geprüft haben möchten, oder wenn regelmäßig Rechnungen in einem Ordner ankommen.

So arbeitet der E-Rechnung-Leser

1. Datei hineinziehen. Sie ziehen die XML- oder ZUGFeRD-Datei in das Programmfenster. Nach rund 10 Sekunden liegt die PDF im Ordner Dokumente\E-Rechnungen.
2. Lesbare Rechnung. Die Darstellung folgt der amtlichen Visualisierung der KoSIT: Verkäufer, Käufer, Beträge, Positionen und Anlagen.
3. Prüfung. Der Prüfvermerk auf der letzten Seite zeigt das Ergebnis des KoSIT-Prüfwerkzeugs. Was die Meldungen bedeuten, steht im Artikel E-Rechnung prüfen.
4. Original bleibt drin. Die Original-XML steckt unverändert als Anhang in der PDF (PDF/A-3), ihre Prüfsumme (SHA-256) steht im Prüfvermerk.

Wenn Sie einen Eingangsordner wählen, wandelt das Programm jede neue Rechnung dort von selbst um, solange es läuft.